Doświadczenie dwóch lat w pandemii pokazało, że dla wielu pracodawców i pracowników praca zdalna okazała się bardzo korzystnym rozwiązaniem, które warto wprowadzić na stałe. Do tej pory ten rodzaj pracy nie był szczegółowo uregulowany w Kodeksie pracy i stosowane były przepisy dot. telepracy. Co prawda praca zdalna została wprowadzona do polskiego systemu prawa na podstawie specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, jednak regulacja ta ma charakter doraźny, gdyż została przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej i może być stosowana tylko przez ww. okres. Obecnie w sejmie trwają prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, w ramach której m.in. wprowadzone zostaną długo wyczekiwane regulacje dotyczące pracy zdalnej.

Jeśli przepisy wejdą w życie, to doczekamy się definicji pracy zdalnej, tj. pracy, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę. Projekt przewiduje także pracę zdalną okazjonalną, tzw. home office.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Zmiana formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogła być dokonana w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Dodatkowo sam pracodawca, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Warunkiem skutecznego wydania takiego polecenia będzie złożenie przez pracownika, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, oświadczenia (w postaci papierowej lub elektronicznej) że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania tego polecenia.

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej co do zasady nie będzie wiążący dla pracodawcy. Projekt przewiduje jednak szereg wyjątków, w których pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi tylko wtedy, jeśli uwzględnienie wniosku pracownika nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takiej sytuacji pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracownika (w postaci papierowej lub elektronicznej) w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, o przyczynie odmowy. Do tych wyjątków należały będą m.in. pracownice w ciąży, pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, czy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasady stosowania pracy zdalnej będą mogły być określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie albo w poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. W każdym czasie trwania pracy zdalnej, zarówno pracownik, jak i pracodawca będzie mógł złożyć wniosek (w postaci papierowej lub elektronicznej) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy i to strony ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, który nie będzie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca będzie odpowiedzialny m. in. za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Projekt przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takiej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek ten będzie można również zastąpić wypłatą ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Co ważne, koszty te nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.).

Projekt przeszedł już I czytanie w sejmie, a dalsze prace zaplanowane są na połowę września 2022 roku. Co jednak istotne, projekt przewiduje, że nowe przepisy wejdą w życie już 14 dni od ogłoszenia, zatem można przewidywać, że zmiana prawdopodobnie nastąpi jeszcze w tym roku.