Mimo ogromnego rozwoju w ostatnim czasie handlu internetowego, centra handlowe nadal odgrywają istotną rolę w handlu detalicznym. Jednak każdy przedsiębiorca i firma, którzy mają zamiar wynająć lokal w galerii handlowej, już na starcie stają przed niełatwym zadaniem. To, czy prowadzona w galerii działalność gospodarcza będzie dla przedsiębiorcy opłacalna, w znacznej mierze zależy od tego, jakie warunki najmu uda mu się wynegocjować. Takie negocjacje poprzedzające zawarcie lub przedłużenie umowy najmu mają kluczowe znaczenie i zdecydowanie warto się do nich dobrze przygotować.

Wzór umowy najmu w galerii handlowej zazwyczaj przygotowuje galeria

Bardzo istotną barierą, z którą spotykają się potencjalni najemcy powierzchni handlowej w galerii, jest obszerność dokumentów, z którymi muszą się zapoznać. W praktyce to wynajmujący przedstawia najemcy propozycję umowy, stworzoną przez wynajmującego w oparciu o stosowany w danej galerii wzór. Umowy wraz z załącznikami bardzo często liczą ponad 100 stron, a zdarza się, że nawet ponad 200. Przy tym język tych umów bywa trudny, hermetyczny. Niełatwo jest połapać się w różnego rodzaju odesłaniach, zmianach, załącznikach. A, jak wiemy, często diabeł tkwi w szczegółach i “niedoczytanie” nawet małego fragmentu umowy może rodzić poważne konsekwencje.

Gdy najemca przebrnie już przez ten ogrom dokumentów, najczęściej dostrzega co najmniej kilka klauzul, które budzą jego niepokój. Każdą z nich należy omówić z przedstawicielem centrum handlowego i dokładnie wyjaśnić. Warto podejść z dużym dystansem do składanych niekiedy obietnic, że w praktyce współpraca będzie wyglądała inaczej niż na papierze. Większość umów zawiera postanowienia, zgodnie z którymi wszelkie ustalenia ustne, które nie zostały zapisane w umowie, nie będą prawnie skuteczne. Najemca powinien więc zadbać o to, żeby wszelkie ustalenia i obietnice ze strony centrum handlowego były zapisane w umowie.

Czy można wprowadzać zmiany do wzoru umowy najmu w galerii handlowej

Podczas negocjowania umowy przyszły najemca może się spodziewać, że wielokrotnie usłyszy, że umowa najmu czy też jej określone postanowienia „nie podlegają negocjacjom”, że „taka jest praktyka wynajmującego i nie przewiduje on wyjątków”, czy też że „jest to standardowy zapis we wszystkich umowach najmu w centrum handlowym”. Najemca nie uzyska jednak wglądu do umów najmu, na podstawie których zostały wynajęte pozostałe lokale w galerii, żeby te twierdzenia zweryfikować. Powszechną praktyką jest natomiast, że umowy najmu w poszczególnych galeriach nie są identyczne dla wszystkich najemców. Klauzula umowna, która może być przedstawiana “Kowalskiemu” jako nienegocjowalna, podlega negocjacjom wówczas, gdy najemcą jest rozpoznawalny międzynarodowy brand.

Można powiedzieć, że w każdej galerii handlowej funkcjonują najemcy o mniej lub bardziej znaczącej pozycji negocjacyjnej. Przekłada się to na to, że pewna grupa najemców bywa uprzywilejowana, jeśli chodzi o warunki najmu – są to tak zwani najemcy kluczowi lub anchor tenants. Z całą pewnością możemy stwierdzić, że ostateczny kształt umowy najmu i to, jak bardzo będzie ona korzystna dla najemcy, zależy zarówno od jego pozycji rynkowej, jak i sprawności i skuteczności w toku negocjacji. Warto więc podczas negocjacji walczyć o swoje, nawet jeśli oznacza to zmianę „standardowych” zapisów.

Zmiany, które przyniosła pandemia

W czasie pandemii COVID-19 dokonał się pewien przełom jeśli chodzi o możliwości negocjacyjne najemców. Czasowe zamknięcie centrów handlowych początkowo oznaczało trudności niemal wyłącznie dla najemców. Wynajmujący na podstawie zawartych umów mieli zagwarantowane wpływy z tytułu czynszów, które najemcy mieli obowiązek płacić nawet wtedy, gdy ich lokale były zamknięte. Dramatyczną sytuację najemców poprawił ustawodawca, dając im możliwość zwolnienia z zapłaty czynszu w zamian za przedłużenie umowy najmu. To dało wielu najemcom szansę na podjęcie rozmów z wynajmującymi. Nierzadko strony zawierały porozumienia, na podstawie których najemcy płacili pewną część czynszu nawet w okresie gdy ich lokale były przymusowo zamknięte. To pozwoliło zarówno najemcom, jak i wynajmującym przetrwać trudny czas pandemii. Najemcy, którzy dostrzegli, że wynajmujący w pewnych okolicznościach mogą jednak być skłonni do kompromisów, także po pandemii rzadziej zgadzają się na najbardziej niekorzystne dla nich postanowienia umów najmu, wcześniej powszechnie stosowane.

Na co nie warto się zgadzać w umowie najmu lokalu komercyjnego

Można wyróżnić grupę takich zapisów w umowach najmu, na które coraz częściej najemcy się nie zgadzają. Są to zapisy szczególnie niekorzystne dla najemców, które w obecnych realiach rynkowych tracą rację bytu. Wśród nich można wskazać trzy najistotniejsze: klauzule dotyczące relokacji, klauzule przewidujące wygórowane kary umowne i niejasne klauzule dotyczące kosztów wspólnych.

Klauzule dotyczące relokacji

Do niedawna powszechnie stosowane w umowach najmu w centrach handlowych były zapisy dotyczące tzw. relokacji. Mimo że najemca zawierał umowę najmu określonego lokalu, to jednak umowa przewidywała, że wynajmujący ma prawo – często zupełnie dowolnie, według własnego uznania – zażądać od najemcy przeniesienia się do innego lokalu w centrum handlowym. A przecież dla najemcy zawierającego umowę najmu cechy określonego lokalu i jego usytuowanie to kwestie absolutnie kluczowe. Zdecydowanie warto wystrzegać się klauzul zobowiązujących najemcę do zmiany lokalu na żądanie wynajmującego w trakcie trwania umowy najmu.

Nadmiernie wysokie kary umowne

Umowy najmu w galeriach handlowych niemal zawsze są obwarowane karami umownymi na rzecz wynajmującego, często bardzo wysokimi. O ile samo zastrzeżenie w umowie na rzecz wynajmującego kary umownej jest rzeczywiście pewnym standardem, to jednak wysokość kar umownych podlega ograniczeniom i powinna być utrzymana w rozsądnych granicach. W razie sporu przed sądem najemca może podnieść zarzut oparty o art. 484 § 2 kodeksu cywilnego i żądać zmniejszenia przez sąd nadmiernie wygórowanej kary umownej. Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na wysokość kar umownych znacznie wcześniej, zanim dojdzie do sporu, czyli już na etapie negocjowania treści umowy najmu. Wynajmujący najczęściej chce zabezpieczyć się na wypadek przedterminowego zakończenia umowy najmu i w takim przypadku wymaga od najemcy zapłaty kary umownej w wysokości równej stawce czynszu najmu za okres najczęściej od 3 do 6 miesięcy. W praktyce spotkaliśmy się jednak także z karami w wysokości 12-miesięcznego czynszu najmu, a nawet wyższymi – te w naszej ocenie w wielu przypadkach są już nadmiernie wygórowane. Warto mieć świadomość, że wysokość kary umownej jest zróżnicowana dla poszczególnych najemców i jak najbardziej może być negocjowana indywidualnie.

Niejasne klauzule dotyczące kosztów wspólnych

Najemcy negocjujący umowy w galeriach handlowych powinni zwrócić uwagę, że oprócz czynszu najmu obciążają ich także dodatkowe opłaty, takie jak opłaty eksploatacyjne i marketingowe. Najemcy w ramach tych opłat ponoszą wspólnie koszty związane z utrzymaniem całego centrum handlowego. Jeszcze do niedawna powszechnie stosowano bardzo ogólnikowe klauzule dotyczące tego, co wchodzi w skład kosztów wspólnych, jak również tego, według jakiego klucza te koszty są rozdzielane pomiędzy poszczególnych najemców. W wielu centrach handlowych funkcjonują grupy najemców całkowicie zwolnione od ponoszenia kosztów wspólnych, przy czym koszty te bardzo często bez żadnego uzasadnienia przerzucane są na pozostałych, najczęściej mniejszych najemców.

W tej kwestii jednak wiele się zmienia od kiedy Sąd Najwyższy wydał przełomowy dla najemców wyrok z 28 października 2022 roku (sygn. akt II CSKP 456/22), z którego wynika, że takie klauzule mogą być nieważne. Rozliczanie kosztów wspólnych powinno być klarowne i sprawiedliwe. Nie może prowadzić do naruszenia zasad uczciwej konkurencji pomiędzy poszczególnymi najemcami. W momencie podpisywania umowy najmu w galerii najemca powinien wiedzieć, jakie koszty będzie ponosił i na jakich zasadach.

Warto negocjować umowy najmu w galeriach handlowych

Przed podpisaniem umowy najmu lokalu w centrum handlowym zdecydowanie warto spojrzeć krytycznie na proponowane przez galerię zapisy umowne. Trzeba pamiętać, że umowa będzie wiązała najczęściej na długie lata, a jej zmiana w trakcie obowiązywania nie zawsze będzie możliwa. Najemcy mają obecnie dużo szersze niż jeszcze niedawno pole do negocjacji, z czego powinni korzystać. W zrozumieniu zawiłości umowy, jak i podczas rozmów negocjacyjnych, można także skorzystać z profesjonalnego wsparcia prawników wyspecjalizowanych w najmie komercyjnym.